Tous les chefs d’entreprise ont compris ce qu’ils avaient à gagner avec la transition numérique. Seul hic pour pouvoir tirer profit de cette opportunité : arriver à numériser tous les documents professionnels ; ce qui implique bien entendu ceux se trouvant dans la salle d’archives (à moins qu’il y en ait plusieurs) ; ce que l’on peut considérer comme de la numérisation de masse. Quelles solutions ?
Pourquoi numériser en masse et comment ?
La transition numérique ; dont les vertus ont été démontrées par le gouvernement ; a commencé avec la dématérialisation obligatoire des factures ; en respectant un échéancier bien précis, en vertu de la taille des entreprises.
Impossible d’imaginer que cela va s’arrêter là, ce qui serait un non-sens total : tous les documents papier, à terme, ne devront plus être les seuls témoins de l’histoire et de l’évolution d’une structure et chaque information doit pouvoir être trouvée en quelques clics depuis un ordinateur ou un smartphone.
Il est évident que les entreprises vont gagner au quotidien en productivité, mais pour l’heure, l’angoissante question est de savoir comment s’y prendre alors que, quand on a plusieurs années d’activité et plusieurs salariés, cela peut représenter des milliards de feuilles qu’il s’agit ainsi de numériser en respectant les normes en vigueur.
Si le réflexe premier est de demander à un collaborateur de s’atteler à la tâche, cela met le chef d’entreprise face à des erreurs possibles. Certains documents ont une valeur légale et doivent pouvoir être produits à la demande. Leur suppression serait donc dommageable pour l’entreprise à différents niveaux.
Comment se faire aider pour la numérisation de ses documents d’entreprise ?
Parce que l’embauche n’est souvent pas une option à considérer pour la numérisation de masse, pourquoi ne pas se contenter d’externaliser cela à des entreprises d’archivage ?
Comme leur nom l’indique, elles sont forcément à même de répondre à toutes les exigences en la matière et savent donc comment numériser les documents en respectant les normes.
De plus, elles possèdent des machines dédiées qui sont en capacité de répondre aux demandes y compris quand les documents se révèlent du papier calque (plans d’architecte, par exemple) ou encore qu’ils sont dans des dimensions non conventionnelles. Il leur est ainsi possible d’ajuster leur appareil pour arriver à distinguer tout ce qui est marqué sur un document papier vieilli ou encore décoloré par les UV du soleil. Bien entendu, la numérisation de masse est leur quotidien.
Pourtant, les entrepreneurs doivent voir bien au-delà et donc anticiper ce qui doit être fait en amont de la numérisation.
Pas question d’être contreproductifs en numérisant des documents qui sont obsolètes : utiliser les informations qu’ils contiennent peut être là encore source d’erreurs de la part des salariés.
Il convient donc de faire un tri et un récolement, afin de supprimer les documents qui doivent l’être. Par la suite, après avoir numérisé les archives papier en masse, il faudra trouver une politique d’archivage numérique pratique et cohérente. Plusieurs systèmes peuvent être envisagés et l’entreprise d’archivage travaille toujours en concertation avec le chef d’entreprise pour trouver celle qui sera la plus adéquate.
Le récolement et la numérisation des archives ne sont cependant pas les seules prestations que l’on peut exiger de ces professionnels ; d’où l’existence de packs à souscrire ou payer à la prestation ; car certains d’entre eux disposent également d’entrepôts dans lesquels ils peuvent stocker les archives papier de leurs clients.
Toujours disponibles au besoin, cette prestation permet de désengorger les structures parfois à la recherche de mètres carrés pour leur développement et qui, cependant, entendent répondre à leurs obligations en termes de conservation de documents professionnels.
